Die Schnittstelle zwischen Microsoft Dynamics™ NAV und
Ihrer Dokumentenmanagement-Lösung

Wirtschaftliches Dokumentenmanagement durch die papierlose Datenarchivierung

Sicher ist das Problem der aufwändigen, unwirtschaftlichen Recherche nach abgelegten Dokumenten in Aktenschränken bekannt – nicht selten endet diese erfolglos. Die SIEVERS-GROUP steigert dauerhaft die Produktivität Ihrer Mitarbeiter sowie deren Vorgangsbearbeitung. Sparen Sie wertvolle Arbeitzeit und Kosten ein durch den Einsatz einer unternehmensweiten Dokumentenmanagementlösung.

Ziel ist es, alle im Unternehmen auftretenden Dokumente papierlos und zentral in einem System zu archivieren – um jederzeit aktiv Informationen weiterzugeben, Unklarheiten zu beseitigen und vollständige Projektvorgänge abzubilden. Stehen Sie Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen ständig als kompetenter, zuverlässiger Partner durch reibungslose Projektabwicklungen zur Seite, durch die:

• Optimierung des Dokumentenmanagements
• Verbesserung des Qualitätsmanagements
• Intensivierung der Kundenbeziehungen
• Organisation des Vertragsmanagements
• Automatisierung des Rechnungs- und Posteingangs
• Revisionssichere Archivierung aller Dokumente

SNC/Archive – Optimale Verbindung zwischen Ihrem Dokumentenmanagement- und ERP-System

Die von Microsoft zertifizierte Schnittstelle SNC/Archive ist eine perfekte Symbiose für umfassendes Enterprise Content Management (ECM). Die in Microsoft Dynamics NAV erzeugten oder in das Unternehmen eingehenden Belege werden als langzeitsichere pdf-Datei verwaltet und revisionssicher im jeweiligen Geschäftskontext archiviert. Die extern eingehenden Dokumente werden erfasst, klassifiziert und im ECM-System abgelegt, wobei der direkte automatisierte Abgleich mit den Daten in Microsoft Dynamics NAV erfolgt.

Alle Dokumente zu einem Geschäftsvorgang werden in einer dazugehörigen Vorgangsakte verwaltet, so dass bereits vorhandene Rechnungen, Bestellungen, E-Mails etc. im Kontext zur Verfügung stehen.
Belege und Vorgänge lassen sich sowohl im dem Microsoft Dynamics NAV-System (direkt aus dem Beleg, Debitor bzw. Kreditor oder über Navigate) als auch im ECM-System recherchieren. Hierfür stehen im ECM-System zahlreiche Recherchemöglichkeiten, wie z. B. Volltext- oder Indexdatenrecherche, zur Verfügung.

SNC/Archive im Überblick

• Vorgangsbezogene Archivierung von Ausgangs- und Eingangsbelegen
• Verwaltung aller Informationen zu einem Vorgang (E-Mails, CAD-Zeichnungen, MS Office-Dokumenten uvm.)
• Recherche über Indexdaten, Volltext oder gespeicherte Anfragen
• Übergabe der Dokumente und Indexdaten an Workflows

Die Schnittstelle im Detail

Bei der Anbindung Ihres ECM-Sytems an Microsoft Dynamics NAV werden 2 grundsätzliche Arbeitsabläufe abhängig von der Belegherkunft unterschieden:

Die Archivierung und Verwaltung von internen, d.h. in Microsoft Dynamics NAV erzeugten Belegen, wie beispielsweise Ausgangsrechnungen.
Die Archivierung von externen Belegen: das sind alle Dokumente und Belege, die in Papierform in das Unternehmen kommen, wie beispielsweise Eingangsrechnungen oder Lieferscheine.

Ein großer Vorteil der zertifizierten Schnittstelle SNC/Archive: die automatische Einrichtung von Vorgangsakten, die alle Dokumente zu einem Geschäftsprozess zusammenfasst. Bei der Neuanlage eines Vorgangs in Microsoft Dynamics NAV legt das ECM-System eine Akte mit der gleichen Vorgangsnummer an. Diese wird anschließend automatisch mit den entstehenden oder in das Unternehmen eingehenden Belegen angefüllt. Über die Vorgangs- und Belegnummer sind die Belege eindeutig mit dem jeweiligen Vorgang bzw. Microsoft Dynamics NAV-Beleg verknüpft.

Das Besondere an SNC/Archive

• Zertifizierte Schnittstelle für Microsoft Dynamics NAV ab Version 3.70 bis 2009 SP1 inkl. RTC
• Erweiterung um zahlreiche ECM-Funktionen, wie Workflow, DMS, E-Mail-Integration etc.
• Ablage aller Dokumente im Geschäftskontext in Form von Vorgangsakten
• Zahlreiche Dokumentarten im Microsoft Dynamics NAV-Standard fest eingerichtet
• Einfache Installation, großer Leistungsumfang (erweiterbar)
• Automatisierte, revisionssichere Archivierung sämtlicher NAV-Dokumente, Berichte und Eingangsbelege
• Schnelles Finden, Anzeigen und Drucken archivierter Belege
• Integriertes Formularmanagement
• Einfache Einrichtung der Schnittstelle
• Zahlreiche Dokumentenarten sind im Microsoft Dynamics NAV-Standard bereits fest eingerichtet
• Überwachung und Protokollierung der Archivierungsvorgänge
• Durch Zeitsteuerung der Archivierung wird die Massendatenverarbeitung in die Nachtstunden verlagert
• Integriertes Formularmanagement

Partner

OPTIMAL SYSTEMS (OS) entwickelt und vertreibt, seit Ihrer Gründung 1991 in Berlin, Softwarelösungen für Enterprise Content Management (ECM) und zählt heute zu den führenden deutschen Anbietern individuell konfigurierbarer ECM-Lösungen. Im Kern geht es dabei um digitale Archivierung, Dokumenten- und Business Process Management - für alle Branchen, Unternehmensgrößen und Fachbereiche.