Konferenzlösungen – Virtuelle Meetings statt persönlicher Termine

Den Informations- und Wissensfluss fördern
Wissen, Know-how und Fachkenntnisse gehören zu den wichtigsten erfolgsbestimmenden Faktoren des modernen Business; sie ständig zu erweitern, ist eines der wichtigsten Unternehmensziele, sind sie doch eine der Grundlagen für den Produktivitätsvorteil, der ein Unternehmen wettbewerbsfähig macht. Entscheidend sind hier aber nicht nur Qualität und Quantität, sondern auch die Art der Verfügbarkeit.
Der Austausch von Informationen innerhalb des Unternehmens muss deshalb gefördert und optimiert werden – unabhängig davon, an welchem Ort der Welt das Wissen und die Fachkenntnisse benötigt werden. Die Anlässe hierzu sind vielseitig: kurzfristig und effizient mit Kollegen, Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden kommunizieren, neueste Pläne und Ideen durchsprechen, aktualisierte Geschäftsziele erörtern oder überarbeitete Kalkulationen austauschen.
Fazit: Besprechungen und persönlicher Gedankenaustausch sind nach wie vor unerlässlich. Die Frage ist nur: Muss es immer die klassische Zusammenkunft sein oder reicht in manchen Fällen ein digitales Meeting?

Audio-, Web- und Videokonferenzdienste
Internationale Geschäftsbeziehungen, Filialnetze, dezentrale Teams: Digitale Konferenzlösungen erlauben Unternehmen, mit Geschäftspartnern, Kunden und Mitarbeitern kurzfristig in Echtzeit zu kommunizieren – und zwar ungeachtet ihres Aufenthaltsorts. Online-Konferenzen werden somit immer häufiger zu einem zentralen Werkzeug der Zusammenarbeit und Kommunikation. Grundsätzlich werden 3 Typen von Echtzeitkonferenztechnologien unterscheiden: Audio‐, Web- und Videokonferenzdienste. Alle Lösungen überzeugen durch folgende Vorteile:

• Die Gesprächspartner schneller erreichen
• Spezialisten, die nur zur Klärung eines ganz bestimmten Aspektes um Rat gefragt werden, können kurzfristig in den Entscheidungsprozess mit eingebunden werden
• Schnelles Lösen von Kundenproblemen
• Senkung der Reisekosten
• Steigerung der Produktivität

Audiokonferenzen
Die klassische Telefonkonferenz lässt sich sehr schnell und ohne großen Aufwand durchführen. Schon sie trägt dazu bei, sich kurzfristig mit Partnern abzustimmen und die Ergebnisfindung zu beschleunigen. Sie kann jederzeit nach Bedarf durchgeführt werden, fördert die Kommunikation, senkt Konferenz- und Reisekosten und ist äußerst einfach in der Handhabung.

Webkonferenzen
Häufig ist es notwendig, dass zwei oder mehr Parteien an unterschiedlichen Standorten gemeinsam auf Dokumente und Anwendungen zugreifen müssen, um sie in Echtzeit zu bearbeiten. In diesen Fällen reicht die klassische Telefonkonferenz meistens nicht aus. Webkonferenzen sind dann das Mittel der Wahl, da sie Sprache und Dokumente in einem System vereinen. Der Vorteil: Änderungsvorschläge können direkt kommuniziert werden; Missverständnisse gehören der Vergangenheit an. Der Vorab-Aufwand und das nötige Equipment für eine Webkonferenz mit paralleler Telefonkonferenz sind dennoch vergleichsweise gering: ein PC incl. Internetanschluss und ein Telefon reichen im Normalfall aus, um Präsentationen zu betrachten, Änderungen direkt im Dokument festzuhalten oder neue Strategien abzustimmen. Eine Web-Cam und ein Mikrofon sind nicht unbedingt erforderlich. Die Einladung erfolgt per E-Mail durch einen Organisator bzw. Gastgeber. Sie enthält neben dem Termin einen Link zur Online-Konferenz und eine Einwahlnummer incl. PIN für die gleichzeitige Telefonkonferenz. Die wenig anspruchsvollen Hardware-Voraussetzungen und die relativ unkomplizierte Vorgehensweise erlauben im Normalfall Webkonferenzen mit einer nahezu beliebigen Teilnehmerzahl.

Videokonferenzen
Moderne Videokonferenzsysteme mit eigener Hardware, großen Monitoren, leistungsfähigen Kameras, Mikrofonen und Lautsprechern sowie DSL-Verbindung mit ausreichend Bandbreite ermöglichen eine komfortable und äußerst effiziente Zusammenarbeit zwischen zwei oder mehr Standorten. Durch die konsequente Einbindung der visuellen Komponente ist es nicht nur möglich, alle zu erörternden Themen umfassend darzustellen, zu präsentieren und zu diskutieren: Diese Form der Online-Konferenz erlaubt einen audio-visuellen Informations- und Gedankenaustausch auf höchstem Niveau. Neben dem gesprochenen Wort und der Möglichkeit des gemeinsamen Zugriffs auf Dokumente und Anwendungen rückt beim Multimedia-Einsatz die visuelle Komponente verstärkt in den Vordergrund. Der Vorteil: Nonverbale Elemente, wie Augenkontakt, Gestik und Mimik, geben Aufschluss über Reaktion und Gefühlslage der Gesprächspartner und tragen so dazu bei, die verschiedenen Positionen besser zu verstehen und Missverständnisse zu vermeiden. Zudem erhöhen sie die Aufmerksamkeit der Teilnehmer (Konferenz-Disziplin). Videokonferenzen können deshalb mit einer natürlichen Gesprächssituation fast gleichgesetzt werden. Aus diesem Grund stellen sie die effizienteste und wirkungsvollste Alternative zum persönlichen Meeting dar.

Was Sie bei der Auswahl einer Konferenzlösung berücksichtigen sollten
Sie wollen mit Online-Konferenzen Ihre Besprechungskosten senken und die Produktivität steigern? Die Vielzahl der möglichen Kombinationen aus Technologien, Diensten und Modellen ermöglicht in jedem Fall eine firmenspezifische Lösung, die keine Wünsche offenlässt:

• von der leicht zu verwaltenden Festnetz-basierten Telefonkonferenz, die keine zusätzliche Hardware erfordert, bis zur Lösung mit zuwählbarer Webkonferenz
• von der reinen Softwarelösung, die einfach in Ihre vorhandene Netzwerkstruktur integriert wird, bis zum schlüsselfertigen Komplett-Paket, das über flexible Konferenzeinstellungen verfügt, die systemweit oder nach Benutzerkonten konfiguriert werden können und zudem eine Aufzeichnung, Wiedergabe und Berichterstellung in höchster Qualität ermöglichen.

Egal welche Lösung in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommt – auf eine unkomplizierte Handhabung und einwandfreie Sprachqualität sollte immer größter Wert gelegt werden.
Ein weiteres wichtiges Kriterium: die Lizenzmodelle der jeweiligen Anbieter. In welcher Situation ist das klassische Abonnement-Modell vorteilhaft? Rentieren sich Pay-per-Use-Konferenzlösungen? Wann sollte man sich für einen gehosteten Dienst und wann für eine Vor‐Ort‐Lösung entscheiden? Was spricht für kostenlose Tools? – Fragen, bei deren Beantwortung wir Sie gerne unterstützen.

Sprechen Sie uns an und vertrauen Sie unserer langjährigen Erfahrung!

Alcatel-Lucent gehört zu den weltweit führenden Anbietern von Lösungen in den Bereichen Netzwerkinfrastruktur und Telefonie. 77.000 Mitarbeiter arbeiten an Standorten in mehr als 130 Ländern. Mit einem globalen Netzwerk von Business Partnern bietet das Unternehmen eine umfassende Palette von Dienstleistungen über den gesamten Lebenszyklus der Kommunikationslösungen. Das Entwickeln maßgeschneiderter IP-Netzwerklösungen mit erweiterter Funktionalität und modernen IT-Tools angepasst auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen ist Alcatel-Lucents Schwerpunkt.

Polycom, Inc. ist einer der weltweit führenden Anbieter im Bereich Unified Communications mit marktführenden Telepresence-, Video-, Sprach- und Infrastrukturlösungen, die auf offenen Standards basieren. Mit den Lösungen von Polycom werden Meetings zwischen Teilnehmern an verschiedenen Standorten auf der ganzen Welt zu einem völlig neuen Kommunikationserlebnis – jederzeit und überall. Polycom schafft damit die Basis für eine intelligentere Kommunikation sowohl im Privat- als auch im Geschäftsleben.