Die Problematik unstrukturierter Informationen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Ein großer Teil der für ein Unternehmen aktiven und wichtigen Informationen befindet sich in E-Mails. Umso wichtiger werden der Schutz und der dauerhafte Zugriff auf diese Informationen.

Eine E-Mail-Archivierung – seit dem Jahr 2002 bereits Bestandteil steuerlicher Vorschriften – sollte von Unternehmen und Anwendern deshalb nicht nur als Pflicht, sondern vor allem auch als Chance gesehen werden: Große Datenbanken auf den Mail-Servern, "verstopfte" Postfächer, steigende Speicherkosten, hoher Zeitaufwand für das manuelle Sortieren, Speichern und vor allem Wiederauffinden von wichtigen Nachrichten, lange Wiederherstellungszeiten nach einem Datenverlust, steigender Administrationsaufwand – all diese Probleme lassen sich mit einer entsprechenden Archivierungslösung lösen.

Funktionen und Vorteile intelligenter Archivierungslösungen

Moderne Archivierungslösungen müssen in der Lage sein, relevante Inhalte unter geringstmöglicher Beanspruchung ihrer Speicher- und IT-Ressourcen auf mehrere Jahre verfügbar zu halten, d.h. sie müssen es dem Unternehmen ermöglichen, unstrukturierte Informationen automatisch zu erfassen, zu kategorisieren, zu indizieren und anhand von Aufbewahrungsrichtlinien zu archivieren. Nur so lassen sich Speicherkosten reduzieren und die Verwaltung vereinfachen.

Um dieses Ziel zu erreichen, verfügen heutige leistungsfähige Archivierungslösungen, wie z.B. Symantec Enterprise Vault, über folgende Eigenschaften bzw. Technologien:

• Optimierte Single Instance Storage: Archiviert effizient Informationen, da immer nur eine Kopie einer Datei oder Nachricht gespeichert wird, unabhängig davon, wie häufig sie auftritt. Dadurch wird das Archiv verkleinert und die langfristigen Gesamtbetriebskosten werden erheblich gesenkt.
• Nahtloser Anwenderzugriff: Die vorhandenen Tools (Outlook, Outlook Web Access, Notes) des Anwenders werden nahtlos erweitert. Der Anwender erhält dadurch jederzeit und überall Zugriff auf archivierte Informationen – auch mittels mobiler Endgeräte, z.B. durch Outlook-RPC-Integration.
• Flexible Migration von PST- und NSF-Dateien: Ermittelt automatisch den Speicherort von PST- und NSF-Dateien und migriert sie in das Archiv. So erlangen Administratoren und Nutzer wieder die Kontrolle über die in diesen Dateien enthaltenen Informationen. Das Migrieren von PST- und NSF-Dateien in das Archiv beschleunigt das E-Discovery und reduziert Speicherkosten, Backup-Fenster und Informationsrisiken.
• Intuitives E-Discovery mit Anleitung für die Prüfungsdurchführung: Bietet erweiterte Suchfunktionen, Archivierung und Analyse für rechtliche Zwecke mit Überprüfungsanleitung, das Nachvollziehen von Kommunikationsfolgen sowie Markieren und Kennzeichnen mehrerer Objekte.
• Einfachere Installation und Administration: Assistenten und eine benutzerfreundliche Oberfläche ermöglichen es dem Administrator, die Archivierungslösung innerhalb von Minuten mit einfacher Routineverwaltung in Betrieb zu nehmen.
• Open Storage Layer: Virtualisiert den zugrunde liegenden Speicher für eine transparente Datenmigration zwischen den Speichersystemen und sorgt dafür, dass das Archiv neuen Speicher und neue Speichersysteme in Anspruch nehmen kann.